Mit dem Begriff Outsourcing verbinden viele etwas Negatives, warum ist dies Ihrer Meinung nach so?

Outsourcing oder Auslagern hat für viele Menschen etwas mit Arbeit wegnehmen, Arbeitsplätze verlieren oder mit der Verlagerung von Produktionsstandorten zu tun und ist dadurch häufig negative behaftet. Obwohl in der heutigen Zeit sogar privat jeder von uns outsourced: Wir benutzen beispielsweise Werkstätten, um unsere Autos „in Schuss” zu halten, die Frauen gehen zum Friseur und lassen sich die Haare schneiden, waschen, färben und föhnen, wir benutzen medizinische Fachleute, welche auf unsere Gesundheit acht geben.

Man sieht also, Outsourcing ist wirklich nichts Neues. Es ist möglich, dass der englische Ausdruck “Outsourcing” der innovativste Teil in den letzten Jahren am Outsourcing ist, aber das Prinzip des Auslagerns von Arbeit gibt es schon seit Hunderten von Jahren.

Welche Bereiche sollte man outsourcen und wie definiert man diese Bereiche?

Speziell die Bereiche, welche nicht zur Kernkompetenz des Unternehmens gehören, bieten enorme Vorteile, wenn man diese auslagert. Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, welche Aufgaben besser von Ihnen ausgelagert werden sollten/könnten, rate ich eine Art Tagebuch zu führen. In diesem Tagebuch notieren Sie die Arbeiten, welche Sie jeden Tag, jede Woche und jeden Monat erledigen müssen. Notieren Sie auch, wie lange Sie für diese Arbeit benötigt haben. Definieren Sie nun, ob es eine einkommenschaffende Aufgabe ist oder nicht. Wenn es klar ist, dass Sie zu viel Zeit für nichteinkommenschaffende Tätigkeiten aufwenden oder zwei Stunden damit verbringen, etwas zu optimieren, was ein Experte in fünf Minuten erledigen kann, dann sollten diese Aufgaben in Zukunft besser an jemanden Externen übergeben werden.

Können Sie das bitte noch näher definieren?

Es gibt hier keinen „Blueprint“ welcher für jedes Unternehmen passt, aber in folgenden Bereichen könnte man durch externe Partner/Dienstleister, die Prozesse optimieren und die Effizienz steigern:

  • Personaldienstleister/Recruting
  • IT (Hosting Anbieter, Datenschutz, Cloud,…)
  • Kundenmanagement (Telefonaqusie, Kunden-Support,..)
  • Buchhaltung
  • Logistik (Transport & Lager)
  • Facilitymanagement
  • Marketing (PR, Recherche, Webseite, Broschüren…)

Welche Tipps können Sie unseren Lesern für ein erfolgreiches Outsourcing geben?

Wie bei allen Geschäftsaktivitäten, -transaktionen und –beziehungen bringt das Outsourcing auch Risiken mit sich. Die Höhe dieser Risiken hängt vom Umfang der Aufgabe, dem finanziellen Engagement und dem Zeitplan ab. Hier sind einige der Risiken, die Sie beachten sollten:

Qualitätsstandards

Wenn man sich eher  nach dem Budget richtet als nach der Qualität, könnte man beim Outsourcing auf Enttäuschungen treffen. Ich habe selbst die Erfahrung gemacht, dass die preislich günstigste Wahl nicht immer die Beste ist. Oft kämpfen die günstigeren Outsourcing-Dienstleister um Arbeit/Referenzen oder wurden kürzlich erst gegründet und versuchen ihre Konkurrenz zwanghaft zu unterbieten. Das Ergebnis ist in der Regel enttäuschend.

Kommunikation

Wenn Sie Aufgaben an einen Dienstleister delegieren, dann versichern Sie sich, dass:

  • Dieser genau weiß, was von ihm erwartet wird.
  • Es eine Frist gibt.
  • Das der externe Partner auch genau weiß, wie die Arbeit durchgeführt werden soll, Beispiel: Man kann ein Loch von beiden Seiten bohren aber es sollte nur von der Innenseite gebohrt werden. Mit solchen „Problemen“ wie eben im Beispiel genannt, kämpfen meist KMUs, wo die Dokumentation stark vernachlässigt wurde.

Vertraulichkeit

Um das Risiko eines Vertrauensbruchs zu verringern, sollte man sich versichern, dass eine Art Geheimhaltungsvereinbarung besteht, besonders wenn Arten von Dateneingabe weitergegeben oder der externe Dienstleister direkt mit wichtigen Kunden kommuniziert. Dies gehört zur normalen Arbeitspraxis in der Industrie und diese sollten keine Vorbehalte bei einer solchen Unterzeichnung zeigen. Riskieren Sie auf keinen Fall den Ruf Ihrer Marke oder das Vertrauen der Kunden. Versichern Sie sich, dass auch dieses Thema behandelt wurde, bevor mit der Zusammenarbeit begonnen wird.

Der letzte und meines Erachtens wichtigste Tipp!

Sofern Sie dem Dienstleister ein Lastenheft überlassen, für das Angebot oder eine Beschreibung welcher Prozess ausgelagert werden soll, schreiben Sie in diesen das er den Angebotstext mit dem Text „roter Bär“ beginnen soll. Somit wissen Sie welche Dienstleister sich Ihre Anfrage/Lastenheft genau durchgelesen haben, sobald Sie ein Angebot erhalten.