Immer komplexere Abläufe und die Verwaltung großer Datenmengen macht den Anspruch an Facility Management immer höher. Worauf man bei der Integration von CAFM achten sollte, erläutert Professor Joachim Hohmann, Honorarprofessor für IT im Immobilien und Facility Management an der Universität Kaiserslautern sowie langjähriges Mitglied des GEFMA-Arbeitskreises CAFM und des Information Technology Council der IFMA.

Wo wird CAFM Software eingesetzt, welche Vorteile bietet CAFM?

Der große Vorteil ist, dass sich große Mengen an Informationen gut verwalten und eine Reihe an Abläufen im Immobilienmanagement parallel steuern lassen. Auch Dokumente, die zur Immobilie gehören und für den Betrieb erforderlich sind, lassen sich über die Software jederzeit einfach abrufen.

Der deutsche Verband für Facility Management, GEFMA, hat typische Prozesse der Immobilienverwaltung definiert, bei der CAFM Software zum Einsatz kommt: Von Wartung und Instandsetzung über die Verwaltung von Konferenzräumen bis hin zur Raumbelegungsplanung für Mitarbeiter, Energiemanagement und Help & Service Desks.

Ab welcher Immobiliengröße ist der Einsatz der Software sinnvoll?

Das hängt ganz von der Nutzung der Immobilie ab und den Ressourcen, die zur Verfügung stehen. Professionelle CAFM Lösungen sind ab etwa 50.000,-€ zu haben. Die Mehrzahl der derzeit genutzten Lösungen liegt im Preisbereich zwischen 100.000,-€ und 300.000,-€. Es gibt aber auch Lösungen, die 1.000.000,-€ und mehr kosten.

Bedenken sollte man, dass teurer nicht automatisch besser ist und dass größere Liegenschaften nicht zwangsläufig eine größere Softwarelösung benötigen. In jedem Einzelfall ist daher eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durchzuführen.

Im März gibt die GEFMA eine neue Studie zum Thema CAFM heraus – was genau ist der Inhalt?

Für den CAFM Trendreport wurden circa 350 Nutzer der Software über Social Media und Online-Aussendungen zu den Themen Anschaffungs- und Unterhaltskosten, Handhabung und Zufriedenheit anonym befragt. Die Fragen haben wir analog zu unserem Report von vor zwei Jahren erstellt, um mit der aktuellen Studie das eine oder andere Ergebnis zu korrelieren.

Wir wollten die Marktgröße und Verbesserungsbedarfe ermitteln und auch herausfinden, was die Hemmnisse für eine Einführung sind. Dazu haben wir auch erstmals ca. 30 Anbieter von CAFM-Lösungen befragt, deren Antworten sich mehrheitlich mit den Einschätzungen der Anwender decken.