Was leistet eine externe Personalabteilung?

Im Gegensatz zum Interim Management oder Zeitmanagement, bei dem ein einzelner Mitarbeiter tätig wird, übernimmt hier ein ganzes Unternehmen die Dienstleistung.

Welche Formen gibt es speziell?

Meistens ist es sinnvoll, administrative Aspekte – wie Personalakten, Bescheinigungswesen, Lohnabrechnung und Bewerbermanagement oder gegebenenfalls auch die Rekrutierung – auszulagern. Dafür braucht es sehr klare und strukturierte interne Prozesse, damit es nicht zu Doppelarbeiten oder Zuständigkeitslücken kommt. Ist der externe Dienstleister dagegen beim Kunden präsent vor Ort, deckt er alle Themen der internen Personalabteilung ab.

Was sind Ihre persönlichen Erfahrungen?

Besonders bei kleinen wie mittelständischen Unternehmen, die noch nicht so durchstrukturiert sind wie Konzerne, haben wir mit der Übernahme der Personalarbeit sehr gute Erfahrungen gemacht. Unsere Mitarbeiter sitzen vor Ort und werden dort wie interne Kollegen wahrgenommen.

Von welchen Vorteilen profitieren Unternehmen, wenn sie sich entscheiden, Personalaufgaben auszulagern?

Gerade die kleineren und mittelständischen Unternehmen kaufen sich so Wissen aus einer Hand ein, das ihnen intern nicht zur Verfügung steht. Ferner können sie Kapazitätsschwankungen sehr gut ausgleichen. Die Spezialisten decken die gesamte Bandbreite an Personalarbeit ab, ohne diese ständig vorhalten zu müssen.

Eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten ist der Schlüssel zum Erfolg

Auch große Unternehmen profitieren von unserer Dienstleistung, zum Beispiel wenn Kapazitätsengpässe überbrückt werden müssen oder mehr Flexibilität benötigt wird.

Zudem lagert das Unternehmen das Arbeitgeberrisiko der Dienstleistung an ein Unternehmen und nicht an eine Einzelperson aus.

Unsere Mitarbeiter, die selbst beim Kunden sitzen, identifizieren sich mit ihm. Gleichzeitig können sie sowohl auf das Netzwerk ihrer eigenen Kollegen in anderen Unternehmen als auch auf interne Experten und Sachbearbeiter für Spezialthemen zugreifen. Ein unglaublicher Vorteil, wenn es um komplexe Themen oder Problemlösung beziehungsweise kurzfristige Mehrbelastung geht.

Ferner liegen die Kosten der externen Lösung typischerweise unter denen einer internen Lösung. Unsere Kunden schätzen die unternehmerische Einstellung und das direkte Feedback sehr. Das trauen sich interne Mitarbeiter aufgrund von betrieblichen Zwängen oft nicht.

Wie läuft es ab, wenn ein Unternehmen sich für eine externe Personalabteilung entscheidet?

Die Geschäftsleitung beschreibt klar ihre Erwartungen. Dann müssen alle Personalthemen im Unternehmen gebündelt an den neuen Dienstleister übergeben sowie Zugänge eingerichtet werden. Eine Roadmap hilft, die nächsten Schritte in der Personalarbeit zu definieren, Reaktionszeiten und Prozesse abzuklären und diese gegebenenfalls anzupassen.

Bei uns läuft dies recht unkompliziert und innerhalb eines Tages ab. Danach ist unser zuständiger Personalreferent auch schon vor Ort und erledigt die vereinbarten Personalthemen.

Und wenn das Unternehmen bereits eine eigene Personalabteilung hat?

Dann ist eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten der Schlüssel zum Erfolg. Möglich ist auch, Mitarbeiter der bestehenden Personalabteilung an den Dienstleister zu übergeben und somit die gesamte Personalarbeit auszulagern.

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