In der Studie „Chefsache Business Travel 2014“ des Deutschen ReiseVerbandes (DRV) sagen 86 Prozent der Geschäftsführer, Fach- und Führungskräfte, dass die Vor-Ort-Termine Geschäftsabschlüsse fördern.  55 Prozent geben sogar an, die Termine vor Ort seien dafür sehr wichtig. Hauptgründe für Reisen im Job sind laut DRV-Studie das bessere Kennenlernen der Geschäftspartner und der Aufbau persönlicher Netzwerke.

Im krassen Widerspruch zu der hohen Relevanz von Geschäftsreisen steht, dass sie in vielen Fällen mangelhaft geplant sind. Beispielsweise kümmern sich die Unternehmen zu wenig darum, die Mitarbeiter mit Informationen zu versorgen, die für eine reibungslose Reise wichtig sind.

Dies beginnt schon bei so grundlegenden Dingen wie den Einreisebestimmungen: Benötigen die Kollegen ein Visum? Oder müssen sie einen Reisepass parat haben? 83 Prozent der Befragten legen Wert auf solche Informationen – doch nur 60 Prozent bekommen sie, so ein weiteres Ergebnis der DRV-Studie.

Ganz ähnlich verhält es sich in vielen anderen Punkten: Fast alle Geschäftsreisenden hätten gerne tagesaktuelle Informationen über Verspätungen und Ausfälle, etwa wenn am Flughafen oder Bahnhof gestreikt wird. Aber nur jeder zweite Befragte gibt an, dass dieser Wunsch erfüllt wird. Vier von fünf Geschäftsreisenden sagen, dass Informationen über politische Unruhen im Zielland hilfreich wären, doch weniger als die Hälfte der Arbeitgeber liefern diese.

Dass die Planbarkeit von Reisen stark von solchen Informationen abhängt, zeigt das Jahr 2014 mit massiven Pilotenstreiks und Krisen wie in der Ukraine und in Venezuela. Doch oftmals müssen die Mitarbeiter sich diese vorher und unterwegs auf eigene Faust beschaffen. Gerade bei Reisen in exotischere Länder, wo es detaillierte Gesundheits- und Sicherheitshinweise zu beachten gilt, wird das schnell kompliziert.

Das setzt die Business Traveller zusätzlichem Stress aus und führt dazu, dass sie sich nicht auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können – die gründliche Vorbereitung der Meetings vor Ort. Chefs sollten daher zukünftig stärker darauf achten, dass Mitarbeitern Informationen zu Reise und Zielland rechtzeitig bereitgestellt werden. Das erhöht nicht nur die Chancen auf gelungene Termine, sondern stärkt auch die Motivation beim Einzelnen.        

Unternehmen, die mit einem Geschäftsreisebüro kooperieren, sind hier im Vorteil. Die externen Reisespezialisten machen Informationen zu Einreisebestimmungen, Gesundheit und Sicherheit bezogen auf das gewünschte Zielland rechtzeitig zugänglich, zum Beispiel über spezielle Webportale.

Die Reisenden können sich zudem Alerts einrichten, um tagesaktuelle Informationen direkt auf ihrem Smartphone zu erhalten. Bei Zwischenfällen unterwegs hilft ein 24-Stunden-Service weiter, und das Geschäftsreisebüro kümmert sich um die Buchung von Ersatzverbindungen oder -unterkünften. Die professionelle Unterstützung trägt entscheidend dazu bei, dass sich Investitionen in Geschäftsreisen auszahlen.