Dass auch das Alter bei der Affinität zu modernen Informationstechnologien eine Rolle spielt, belegt die aktuelle Studie „Chefsache Business Travel 2015” von Travel Management Companies im Deutschen ReiseVerband (DRV). Nur 25 Prozent der über 40-Jährigen nutzen danach Smartphone-Anwendungen. Bei den jüngeren Reisenden sind es aber bereits 38 Prozent.

Unabhängig von der Altersgruppe liegt für alle Nutzer der Vorteil der mobilen Apps auf der Hand: Sie sind einfach zu bedienen, sparen Zeit und ermöglichen dem Buchenden zu jeder Zeit und an jedem Ort ein Höchstmaß an Flexibilität, denn der Reisende kann mit den meist kostenlosen Programmen überall direkt und selbstständig reagieren. Flug verpasst?

Mit der passenden Anwendung ist schnell eine Alternative gefunden, beispielsweise eine Bahnverbindung oder ein freies Fahrzeug bei einem Autovermieter. Gibt es nach einem Geschäftstermin keine Möglichkeit mehr zur Abreise, helfen die Apps auch bei der Hotelsuche.

Vorteile nutzen

Dass ein Reisender sein Smartphone immer dabei hat, birgt noch weitere Vorteile. Seine Bordpapiere, Fahrkarten oder Reservierungen kann der Business Traveller damit heutzutage papierlos bei sich tragen. Auch das Bezahlen wird zukünftig mit dem Smartphone per „Near Field Communication“ (NFC) möglich sein. Im Bezahlchip für das Smartphone ist ein NFC-Sender integriert, den das Terminal an der Kasse identifiziert.

Nach einer Bestätigung auf dem Display werden die Beiträge direkt abgebucht – ganz ohne Einsatz einer Kreditkarte. Um auch zukünftig die Kontrolle und den optimalen Überblick über die Buchungen zu gewährleisten, ist jedoch ein einheitliches Vorgehen der Travel Manager im Unternehmen erforderlich.

Das bedeutet: Die Nutzung der Apps entspricht selbstverständlich den Reiserichtlinien des Unternehmens. Denn wenn Mitarbeiter beliebige Software auf ihre Mobilgeräte laden, auf denen auch sensible Informationen zum Unternehmen gespeichert sind, stellt dies eine Bedrohung für die Datensicherheit dar. Manche Apps spionieren heimlich Daten aus und geben sie an Unbefugte weiter.

Online buchen

Eine Buchung erfolgt idealerweise immer unter der Verwendung des Firmen-accounts – egal ob an einem Computer oder mobil per App. Zur Anmeldung muss der Reisende jeweils seine Kundennummer eingeben, und die Daten fließen automatisch in Reporting und Analysen des Travel Managers ein.

Generell lautet die Devise: je weniger Apps, desto besser. Alle für die Statistik relevanten Daten sollten die Mitarbeiter einheitlich über dieselbe App abwickeln. Und sie sollte in die bestehende IT integrierbar sein. Dann garantiert eine App geringe Roaming- und Wartungskosten und ermöglicht eine Ortung, um die Reisenden zu informieren und zu lokalisieren.