Laut §618 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) muss es etwa „Dienstleistungen, die unter seiner Anordnung oder seiner Leitung vorzunehmen sind, so regeln, dass der Verpflichtete gegen Gefahr für Leib und Leben geschützt ist“.

Eine daraus folgende zentrale Voraussetzung für die Entsendung ist die Sicherstellung des Sozialversicherungsschutzes. Das bedeutet, dass entsendende Firmen für ihre Mitarbeiter mindestens eine Auslandskranken- und Unfallversicherung abschließen müssen.

„Bei Einsätzen in kritischen Regionen muss der Arbeitgeber im Vorfeld bestmöglich aufklären und auf etwaige Gefahren vor Ort hinweisen.“

Reist der Mitarbeiter in eine Region mit Krisenpotenzial, so sollten die Versicherungen unbedingt auch bei Krankheiten und Verletzungen infolge eines passiven Kriegsrisikos für die Kosten aufkommen. Geht es außerdem in exotische Länder, so müssen Unternehmen für ihre Expats erforderliche Schutzimpfungen und Gesundheitschecks veranlassen. Wichtig: Personaler sollten prüfen, ob die Auslandskrankenversicherung auch bei Seuchengefahr (zum Beispiel Ebola) leistet.

Bei Einsätzen in kritischen Regionen muss der Arbeitgeber im Vorfeld bestmöglich aufklären und auf etwaige Gefahren vor Ort hinweisen. Diese Informationspflicht gilt sowohl im Vorfeld der Entsendung als auch während des Auslandsaufenthalts. Darüber hinaus muss er Expats bei den Reiseformalitäten und Umzugskosten finanziell unterstützen – dies gilt auch für die Rückkehr ins Heimatland.

Zu klären ist außerdem, ob es sich bei dem Aufenthalt um eine Dienstreise oder um eine Entsendung handelt. Dabei sind zwei Rechtsgebiete zu beachten: das Steuerrecht und das Sozialversicherungsrecht. Im steuerrechtlichen Sinne ist der Zweck einer Dienstreise eine kurzfristige Projektsteuerung oder -realisierung vor Ort. Im sozialversicherungsrechtlichen Sinne allerdings sind alle – wirklich alle – Personaleinsätze im Ausland eine Entsendung. Seinen Ursprung hat der Entsendebegriff im deutschen Sozialversicherungsrecht (§ 4 SGB IV) und bedeutet:

  1. die weisungsgemäße Aufnahme einer Tätigkeit
  2. in einem anderen Land als der BRD
  3. für einen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber
  4. im Rahmen eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses

Die Dauer eines Auslandseinsatzes spielt somit im Sozialversicherungsrecht bei der Definition einer Entsendung zunächst gar keine Rolle. Erst wenn es um die Zuordnung von Sozialversicherungsbeiträgen geht, kommen bestimmte Fristen ins Spiel. Bei Auslandseinsätzen innerhalb der EU- und EWR-Staaten etwa gilt: Mitarbeiter, die länger als 24 Monate für ihren Arbeitgeber eine Tätigkeit außerhalb ihres Heimatlandes verbringen, werden im Einsatzland sozialversicherungspflichtig.


Checkliste- So entsenden Sie in 7 Schritten erfolgreich ins Ausland

  • Phase 1
  • Phase 2
  • Phase 3
  • Phase 4
  • Phase 5
  • Phase 6
  • Phase 7

Phase 1

Führen Sie einen Auswahlprozess durch, bei dem Sie neben der fachlichen auch die sozialpsychologische und gesundheitliche Eignung des Mitarbeiters überprüfen.

Phase 2

Führen Sie einen sogenannten Look-and-See-Trip durch. So kann der Mitarbeiter erste Kontakte knüpfen und feststellen, ob er mit den klimatischen und interkulturellen Bedingungen vor Ort zurechtkommt.

Phase 3

Stellen Sie in der Vorbereitungsphase alle notwendigen Formalitäten zusammen und schulen Sie Ihren Mitarbeiter in allen die Entsendung betreffenden Bereichen. Dazu gehört vor allem die Klärung der aufenthalts-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Situation jeweils im In- und Ausland.

Phase 4

Unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter bei der Eingewöhnungsphase/Integration. Unterstützung bieten dabei Relocation-Dienstleister.

Phase 5

Begleiten Sie Ihren Mitarbeiter während der Umsetzungsphase. Das bedeutet unter anderem Heimataufenthalte und Dienstreisen zur Muttergesellschaft sowie regelmäßige Feedbackgespräche.

Phase 6

Leiten Sie circa sechs Monate vor Ende der Entsendung die Abschlussphase ein. Diese schließt beispielsweise die Rückabwicklung aller Formalitäten (Rückflug, Arbeitsbeginn, Urlaubsansprüche) ein.

Phase 7

Unmittelbar nach der Rückkehr beginnt die Reintegrationsphase, in der sich Ihr Mitarbeiter wieder in Ihre Unternehmensstruktur einfinden muss. Evaluieren Sie den Entsendungsprozess und setzen Sie den Mitarbeiter so ein, dass er seine neuen Qualifikationen effektiv einbringen kann.