Falsche Rechnungsanschriften, fehlende Belege, keine Übersicht über die Gesamtausgaben: in vielen kleinen und mittleren Unternehmen bucht immer noch jeder Mitarbeiter selbst. Ein professionelles Travel Management – mindestens ein Mitarbeiter in Vollzeit, der sich um nichts anderes kümmert – scheint sich schlicht und einfach nicht zu rechnen. Dabei lohnt es sich, diese Rechnung noch einmal ganz genau zu machen.

Denn von Bahn Corporate über die Nutzung eines Hotelbuchungsportals, vom Einsatz einer Reisestellenkarte bis zum Firmenzugang bei Carsharing-Anbietern - auch kleine Unternehmen können eine Menge Zeit und Geld sparen.

Ab wann ist Travel Management überhaupt sinnvoll?

Eine Professionalisierung ist im Prinzip immer hilfreich, sobald mehrere Reisende unterwegs sind. Bei wirklich kleinen Familienbetrieben oder Start-Ups, wo eigentlich nur der Inhaber selbst durch die Gegend fliegt, bleibt die Sache naturgemäß überschaubar. Aber schon, wenn es um Flüge, Hotels, Mietautos, Akkreditierungen für sechs oder sieben Mitarbeiter geht, kann die entstehende Kommunikation und nötige Bürokratie schnell mehr Zeit, Nerven und Geld kosten als die Einrichtung einer neue Stelle.

Der Aufwand im Travel Management muss natürlich im Verhältnis zum Ertrag stehen; die Sache ist bloß, dass gerade eine unübersichtliche Praxis es betroffenen Unternehmen schwer macht, die Vor- und Nachteile klar zu sehen.

Entscheidender als die Mitarbeiterzahlen sind aber die Reiseausgaben selbst – und hier ist in den letzten Jahren jede Menge Bewegung in den Markt gekommen. Inzwischen bieten Low-Cost-Flieger wie Easyjet Firmenförderprogramme an, die von vornherein Rabatte, oder Freiflüge ab einer bestimmten Punkteanzahl anbieten. Zudem gibt es manchmal kleine, aber feine Sonderleistungen wie Gratis-Lounge-Zutritte.

Große Reisebüros suchen händeringend nach KMU-Kunden

Auch einige Hotelketten bieten Firmenförderprogramme an, bislang aber wenige. Wer oft in Kettenhäusern absteigt, für den können auch die sonst im Travel Management eher unbeliebten Kundenkarten vorteilhaft sein. Das Gratis-Frühstück oder das Zimmer-Upgrade erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und helfen sogar beim Sparen.

Grundsätzlich geben sich viele Betriebe in puncto Hotel aber weniger streng. Warum sollte man auch die telefonische Reservierung im Landgasthaus verbieten, wenn dieses günstigere Preise anbietet und Wirt und Reisender sich kennen?

„Unterm Strich“ lässt sich sagen, dass KMU ab etwa 60.000 Euro jährliches Travel Budget sich nach einem spezialisierten Partner umschauen sollten – große Konzerne drücken die Gebühren mitunter so stark, dass sich die Marge für die Reisebüros minimiert. Viele Reisebüros versuchen daher mit teils sehr guten Angeboten, Mittelständler für sich zu gewinnen.