Dies hat eine aktuelle Umfrage im Rahmen der vom Deutschen Reiseverband (DRV) initiierten „Chefsache Business Travel“ ergeben, für die mehr als 200 Fach- und Führungskräfte befragt wurden. Den klaren Vorteil von Skype & Co. sehen 77 Prozent der Umfrageteilnehmer in der Kosten- und Zeitersparnis. Umso weniger verständlich, dass nach wie vor zahlreiche Unternehmen auf ein professionelles Reisemanagement verzichten.

„Geschäftsreisen sind für den Erfolg eines Unternehmens von hohem Wert. Digitale Lösungen sind zwar praktisch, ersetzen das persönliche Gespräch jedoch nur bedingt“, ist DRV-Präsident Norbert Fiebig überzeugt. „Allein deshalb sollte das Reisemanagement zu einem strategischen Thema gemacht werden.“ Während in vielen Unternehmensbereichen die Abläufe bereits bis ins kleinste Detail optimiert sind, ist dies bei Geschäftsreisen häufig noch nicht der Fall.

Gerade bei Krisen oder unvorhergesehenen Problemsituationen ist es wichtig, die Mitarbeiter nicht nur vor, sondern auch während der Reise umfassend zu unterstützen.

Professionelle Travel Management-Unternehmen leisten hier Abhilfe und helfen, Optimierungspotenziale im Reisemanagement aufzudecken, direkte wie indirekte Kosten von Geschäftsreisen zu senken und so auch zur Profitabilität eines Unternehmens beizutragen.

Ein erster Schritt in der Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro kann beispielweise eine Prozesskostenanalyse sein, die Einsparpotenziale bei der Planung, Buchung und Durchführung von Reisen aufdeckt. Kümmert sich der Dienstleister um die Buchungen, kann er durch strategischen Einkauf die Reisekosten reduzieren, beispielsweise durch Bündelung des Reiseaufkommens günstigere Konditionen bei Beförderung und Unterkunft erzielen.

In Abstimmung mit dem Unternehmen formulieren die Experten Reiserichtlinien, die den Mitarbeitern klare und verbindliche Vorgaben zur Buchung und Durchführung von Geschäftsreisen machen. Dies ist für die aktive Steuerung von Geschäftsreisen unabdingbar und sorgt für kostenbewusstes Vorgehen, Transparenz und schlanke Prozesse. Die Expertise von Travel Management-Unternehmen liegt auch darin, versteckte Kosten zum Beispiel durch unnötige Wartezeiten oder lange Wege zum Hotel nicht nur aufzudecken, sondern auch zu vermeiden.

Professionelles Reisemanagement bindet Fachkräfte

Gerade bei Krisen oder unvorhergesehenen Problemsituationen ist es wichtig, die Mitarbeiter nicht nur vor, sondern auch während der Reise umfassend zu unterstützen – hier stehen auf Wunsch kompetente Ansprechpartner der Geschäftsreisebüros in einem 24-Stunden-Service zur Verfügung.

Sie kümmern sich um Umbuchungen und Stornierungen, sorgen für die Verlängerung des Hotelaufenthalts und stehen mit Rat und Tat zur Seite. Das trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit und der positiven Wahrnehmung des Arbeitgebers bei.

Indem sie das Travel Management in die Hände von Spezialisten legen, verringern Unternehmen ihre Gesamtkosten für Geschäftsreisen und bleiben wettbewerbsfähig. Die professionelle Reiseplanung sorgt zudem für Zeitersparnis bei den Mitarbeitern, so dass sich diese auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.