Unternehmen kämpfen heutzutage gegen viele Probleme an, vom enormen Kostendruck bis zum Fachkräftemangel. Doch während in vielen Geschäftsbereichen die Prozesse oft bis ins kleinste Detail optimiert sind, hinkt das Reisemanagement oft hinterher und ist in vielen Punkten verbesserungswürdig.

Wie die Studie „Business Travel 2013“ des Deutschen ReiseVerbandes (DRV) offenbart, werden bei der Organisation viele Punkte vernachlässigt, darunter die Sicherheit der Mitarbeiter, die Produktivität auf Reisen und das Work-Life-Balance. Unternehmen sollten das Thema Geschäftsreisen daher nicht länger vernachlässigen – und mit einer umfassenden Richtlinie, die auch die zuvor genannten Aspekte berücksichtigt, die Grundlage für professionelles Travel Management schaffen.

„Für die Einführung neue Geschäftsreisestandards bieten sich Reiserichtlinien an.“

Mehr als ein Drittel der vom DRV befragten Geschäftsreisenden gibt beispielsweise an, bei Krisen oder unvorhergesehenen Ereignissen vor Ort auf sich allein gestellt zu sein. Das ist für alle Beteiligten ein ernstes Thema, denn Unternehmen, die sich nicht um das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter kümmern, verletzen ihre Fürsorgepflicht und riskieren haftungsrechtliche Konsequenzen.

Wenn sich die Reisenden im Stich gelassen fühlen, leidet zudem der Ruf des Unternehmens als Arbeitgeber, der im Kampf um Fachkräfte so wichtig ist.

Ähnlich verhält es sich mit dem Aspekt Produktivität: 80 Prozent der Geschäftsreisenden finden es wichtig, unterwegs oder im Hotel konzentriert arbeiten zu können. Doch die nötigen Voraussetzungen dafür sind oft nicht gegeben. Mangelhafte Reiseplanung führt dazu, dass Mitarbeiter unterwegs gestresst sind und sich nicht wie gewünscht der Vorbereitung wichtiger Termine widmen können.

Zudem wird immer noch der Wert einer guten Work-Life-Balance unterschätzt – die gerade auf Geschäftsreisen in Gefahr ist, wo sich oft mehrere Termine aneinanderreihen. Laut der DRV-Studie erlaubt die Hälfte der Unternehmen eine Verknüpfung von geschäftlichen und privaten Terminen nur in Einzelfällen oder gar nicht.

Modernes Reisemanagement, das den Ansprüchen von Firmen und Mitarbeitern gerecht wird, sieht wahrlich anders aus. Für die unternehmensweite Einführung neuer Geschäftsreisestandards bietet sich die Reiserichtlinie als Medium an, welche aktiv an alle Mitarbeiter und Geschäftsreisenden kommuniziert wird.

Entscheidend ist, dass diese mehr enthält als nur Vorgaben zu Hotel- und Flugzeugklassen. Auch das Thema Nachhaltigkeit sollte darin verankert werden, mit konkreten Vorgaben zur Buchung von umweltfreundlichen Verkehrsmitteln und Unterkünften.

Aber auch für die bereits genannten Strategiethemen Risikomanagement und Balance von Arbeit und Freizeit sollte eine Reiserichtlinie den verbindlichen Rahmen schaffen. Und neben allen genannten Aspekten darf natürlich auch der Kostenfaktor nicht aus dem Fokus geraten – die komfortabelsten und umweltfreundlichsten Geschäftsreisen helfen dem Unternehmen nicht, wenn sie die Budgets sprengen.

Ein Gleichgewicht aller Faktoren herzustellen, ist folglich nicht leicht. Beim Ausgestalten einer solchen Selbstverpflichtung stehen deshalb Reiseexperten aus Geschäftsreisebüros beratend zur Seite.