Frau Stehning: Was ist derzeit Trend in der Reiseorganisation?

Unternehmen setzen auf ganzheitliche Travel Management Systeme – vom optionalen Reiseantrag, über die Reisebuchung bis hin zur Reisekostenabrechnung und der automatisierten Verbuchung in nachgelagerte Buchhaltungssysteme. Dieser sogenannte End-2-End Prozess integriert die Online Booking Engine und die Reisekostenabrechnung in einem System, dabei ist die Nutzung sowohl am PC wie auch per App unterwegs wichtig.

 

Welchen Vorteil haben Unternehmen durch ein End-2-End System?

Die Reiseorganisation wird effizienter. Der Reisende bucht nach Unternehmensvorgaben die Reiseleistungen. Die Reiserichtlinie und die gewünschten Zahlungsmittel des Unternehmens werden direkt berücksichtigt. Alle telefonischen Serviceleistungen von Reiseexperten wie Umbuchungen sind im Reporting des Systems ebenfalls aufgeführt. Damit kann die Reisekostenabrechnung bereits systemtechnisch vorbereitet werden. Der Reisende ergänzt die Abrechnung um die vor Ort entstanden Kosten – am einfachsten wird ein Foto von dem Beleg über die App erstellt. Nach Genehmigung des Vorgesetzten kann die Buchhaltung die Abrechnung zur Zahlung freigeben. Die Daten werden automatisch in die Finanz- und Lohnbuchhaltungssysteme überspielt. Weitere Vorteile für das Unternehmen sind die Einhaltung aller Datenschutzanforderungen, ein revisionssicherer Prozess für die Genehmigung von zentral gezahlten Reiseleistungen und mehr Transparenz durch Reports für die Reisebuchung /-abrechnung. In unserem Atlatos Travel Management System ist dieser End-2-End Prozesses inkl. Schnittstellen abgebildet.

 

Was sind die größten Herausforderungen bei der Umsetzung des End-2-End Prozesses?

Die Einführung erfordert das Zusammenspiel mehrerer Abteilungen. Die IT-Abteilung ist gefordert die Schnittstellen auf Kundenseite und das Single Sing-On Verfahren zu implementieren. Das Travel Management und die Buchhaltung definieren die Systemanforderungen und begleiten die Einführung. Hier ist zum einen der Rückhalt aus der Geschäftsführung gefragt und zum einen wird ein Dienstleister benötigt, der flexibel und beratend zur Seite steht. Die Systemeinführung sollte Seitens des Systemanbieters nicht länger als 2-6 Monate benötigen. Wichtig ist, dass die individuellen Prozesse des Unternehmens abgebildet werden.

 

Welche Innovationen sehen Sie für die Zukunft?

Reiseprozesse werden durch KI-Prozesse unterstützt. Reisende möchten nicht bei Buchung eines Hotels in Berlin lange Hotellisten durchgehen. Zukünftig kann der Reisende Vorschläge anhand der Reisewünsche des Unternehmens oder seines eigenen Reiseverhaltens erhalten. Das ist nur ein Beispiel für die vielen Unterstützungsmöglichkeiten durch KI. Da auch Unternehmen sich Ihrer Verantwortung zum Klimaschutz bewusst sind, wird nachhaltiges Reisen immer wichtiger. Door-2-Door Lösungen unter Berücksichtigung des CO2-Verbrauches sind hier die Zukunft.