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Optimierung der Arbeitsprozesse. Warum sie so wichtig für den Unternehmenserfolg ist und wie sie gelingt

Schritt 1: Dokumentation und Visualisierung

Die Erkenntnis, dass etwas im Betrieb schiefläuft, ist eine Wichtige. An welcher Stelle im Gesamtprozess es jedoch hakt, das wird am deutlichsten, wenn eine Prozessskizze der Arbeitsabläufe angefertigt wird, die dann auf den ersten Blick zeigt:

  • An dieser Stelle führt der Prozess zwei- oder gar dreimal durch dieselben Hände. Das ist ineffektiv und teuer.
  • Auch eine Zick-Zack-Route im Arbeitsablauf, die durch die Visualisierung deutlich wird, birgt die Gefahr, falsch abzubiegen. Sprich: Fehler sind hier vorprogrammiert. Deswegen ist ein stringenter Weg in jedem Fall eher zu empfehlen.

Schritt 2: Arbeitsschritte zusammenführen

Komplexe Aufgaben auf mehrere Schultern zu lagern, um Kontrollmechanismen einzubauen, ist eine gute Idee. Zu viele Hände mit ein- und derselben Aufgabenstellung zu betrauen, kann aber auch ineffizient werden, denn: Jede Hand, die im Prozess beteiligt ist, muss auch richtig greifen. Damit erhöht jede Hand das Fehlerpotential. Zudem müssen sich viele Beteiligte ins Thema einfinden, obgleich es auch möglich wäre, Aufgaben zusammenzufassen, um wenige Personen für einen längeren Zeitraum konzentriert an eine Arbeit zu binden.

Doppelte Arbeitsschritte sind übrigens auch in größeren Unternehmen denkbar und bieten eben dort auch Optimierungspotential. In großen Unternehmen muss die Führungsriege dann überlegen, ob eine Zentralisierung (beispielsweise im Headquarter) oder eine Dezentralisierung der Aufgaben (beispielsweise in den Niederlassungen) zur Unternehmensstrategie passt.

Schritt 3: Standardisierung und Automatisierung als Chance begreifen

Der gezielte Einsatz von Maschinen dient der Standardisierung und Automatisierung von Arbeitsschritten und wird meist von der Belegschaft als großes Risiko wahrgenommen. Wer als Unternehmer eine proaktive Kommunikation im Unternehmen verfolgt, kann die Sorge der Mitarbeiter nachhaltig minimieren und aufzeigen: Standardisierung und Automatisierung bedeutet, dass regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, die viele Mitarbeiter ermüden und ihnen Zeit rauben, maschinell abgebildet werden – mit dem Ziel, mehr Zeit für die Aufgaben zu schaffen, die Manpower benötigen. An dieser Stelle sowie mit der Transparenz im Unternehmen steht und fällt auch die Akzeptanz für neue Systeme.

Erfolgsfaktor Ablauf: Plan, Umsetzung, Check und Optimierung

Um einen Arbeitsprozess langfristig und nachhaltig optimieren zu können, erfolgt nicht nur der Gesamtprozess schrittweise, sondern auch jede Einführung eines neuen Ablaufs passiert in Einzelschritten.

  1. Zuerst wird der neue Prozess geplant und vorbereitet.
  2. Anschließend erfolgt die Umsetzung.
  3. Nun zeigt der Soll-/Ist-Vergleich, ob der Plan aufgegangen ist.
  4. Anschließend sind Optimierungen möglich.

Die Fallstricke auf dem Weg zur Prozessoptimierung

Eine Optimierung der Arbeitsschritte ist meist deswegen nötig, um schneller arbeiten zu können, fehlerfreier und/oder sicherer arbeiten zu können oder den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren – und die Manpower lieber anderweitig einzusetzen.

Vor allem der Qualitätsanspruch und der Wunsch nach Transparenz sind groß und vor diesem Hintergrund betreten immer häufiger Etiketten und ihre prozessoptimierenden Eigenschaften auf den Plan. Etiketten sind nur ein Beispiel dafür, wie Prozessoptimierung sichtbar werden kann. Aufgeklebt auf Produkte und Chargen, lassen sie sich leicht systemisch erfassen.

Der Strichcode, der viele Etiketten ziert, lässt sich beispielsweise mithilfe eines Barcodescanners einlesen. Automatisch erhält der Strichcode die Information, wann er eingelesen wurde und einen geografischen Hinweis. So wird der Strichcode auf dem Produkt beispielsweise im ERP-System zum digitalen Hinweis darauf, wo sich ein Produkt befindet – auch wenn kein manuelles Zutun mehr zu verzeichnen ist. Eingestellt im System sorgt dieser Nummerncode dann dafür, dass Nachfragen interner Art ausbleiben, denn: Im System ist alles zum Produkt dokumentiert.

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